L’app Accountable… et quelques conseils du co-fondateur!

Jeudi dernier, on a eu le plaisir d’accueillir pour un workshop Nicolas Quarré, co-fondateur de l’application Accountable. Vous verrez : l’essayer, c’est l’adopter (et je ne suis pas payée pour le dire ;-)) ! Surtout pour les indépendantes en personne physique (80% de leur clientèle). Au-delà de l’explication de l’app en tant que telle et même si, comme il nous l’a rappelé, Nicolas n’est pas expert-comptable (il a une équipe pour répondre à ces questions-là !), c’était intéressant d’échanger autour de cette sempiternelle question des frais professionnels. Un sujet déjà abordé ici, mais qu’on vient volontiers encore compléter ci-dessous avec quelques « learnings » ou rappels pour certaines, appris la semaine dernière…  

1.     Les frais pros de fin d’année : pourquoi ? Partout, on entend souvent les indépendants s’agiter en fin d’année pour tenter de faire encore quelques frais. Mais au fond : pourquoi ? Il est important que les dépenses qu’on fait, servent en fait essentiellement à maintenir son niveau de chiffre d’affaires… Pas la peine du coup d’abuser ;-)

2.     Les restos : combien de fois par mois ? Comme chaque fois, tout dépend évidemment du type de business que vous développez. Il est évident qu’il faut toujours pouvoir justifier avec qui et pourquoi on a fait ce lunch ou ce dîner bien arrosé. Une bonne fourchette du total de vos souches restaurants se situerait a priori autour des 7-8% de votre chiffre d’affaires. 

3.     Le voyage d’affaire : ça passe ou ça casse ? Il est clair qu’un médecin ou un architecte invité à une conférence à Seattle ou à Berlin pourra facilement justifier dans ses frais, invitation ou ticket du musée à visiter à l’appui, le billet d’avion pour y assister et la nuit d’hôtel avant l’événement. Mais s’il désire prolonger son séjour, il y a deux facteurs à prendre en compte : la durée (seule une partie du billet d’avion pourra être justifiée et une seule nuitée sur place tolérée) et les dépenses déraisonnables (difficile de justifier la nécessité de dormir dans un palace…;-)). Mais… à moindre mesure, ça passe !      

4.     Mobilité : qu’est-ce qui compte ? On l’ignore parfois, mais en tant qu’indépendant.e, seuls les trajets vers des meetings clients sont déductibles… pas ceux vers son lieu de travail ! Le compteur est à tenir à l’oeil…   

5.     Les versements anticipés : A vraiment considérer pour les indépendants à partir de la troisième année…

6.     Autres frais incongrus : Si certaines nous avaient déjà partagé leur grande créativité en matière de frais professionnels sur ce blog post, d’autres nous l’ont encore révélée la semaine dernière. On notera notamment l’achat justifié d’un Thermomix (« tout comme une machine à café, j’ai besoin de servir une bonne soupe saine à mes clients »), d’un sac Longchamps (« accessoire indispensable pour y transporter mon ordinateur ») ou encore une manicure ou un petit tour chez le coiffeur (« shooting professionnel en vue » à valoriser par exemple par les créatrices de bijoux…). Si vous doutez de la nature « justifiable » d’un frais professionnel quelconque, vous pouvez toujours consulter l’outil « allyoucandeduct » via l’app Accountable, qui les liste, de manière non exhaustive...